Adjoint(e) administratif (ve) et services aux membres
Titre d’emploi : Adjoint(e) administratif (ve) et services aux membres
Domaine : Administration, bureautique, secrétariat
Organisation : Société de Développement Commercial (SDC) Promenade Masson
Type d’emploi : Permanent, temps plein, jour
Salaire : 16 à 20 $ / heure (selon expérience)
Lieu de travail : 5349, 4e Avenue, Montréal (Québec) H1Y 2V4
Heures : 35 H / semaine. Travail en semaine, de 8h30 à 16h.
Occasionnellement présence avant 8h30, le soir ou fin de semaine.
Candidature : Date limite du dépôt de la candidature, 15 février 2020 à minuit
Fonction : Prise de fonction le 2 mars 2020
PRÉSENTATION DE L’ORGANISATION:
La Société de Développement Commercial (SDC) Promenade Masson est un organisme sans but lucratif regroupant 140 membres. Elle a pour mission le développement et la promotion de l’artère commerciale La Promenade Masson, situé dans le quartier Rosemont.
PRÉSENTATION DE L’ÉQUIPE:
Nous sommes une petite équipe polyvalente, dynamique et souriante, nous avons à cœur de faire briller la Promenade Masson et de faire rayonner le cœur de Rosemont. Nous sommes toujours en mode solutions pour relever de nouveaux défis et offrir des services de qualité. Si vous vous reconnaissez dans cette brève description, vous serez heureux (se) parmi nous.
DESCRIPTION DU POSTE ET DÉFIS :
L’adjoint(e) administratif (ve) et services aux membres sera appelé(e) à apporter un soutien organisationnel, une coordination générale, s’acquitter des différentes tâches bureautiques et administratives et logistiques nécessaires au bon fonctionnement de l’organisation. La personne titulaire du poste devra offrir un service aux membres de qualité.
PRINCIPALES FONCTIONS :
Volet administration
- Soutenir la direction générale dans la planification, la coordination et la réalisation des projets, de la SDC (ouverture et classement des documents, demandes d’autorisations, suivi administratif, financier…);
- Répondre aux appels téléphoniques, gérer l’agenda, effectuer la prise de rendez-vous; filtrer les courriels et courriers;
- Rédiger, réviser, mettre en page, imprimer et relier, divers documents ;
- Assurer avec rigueur la transmission dans les délais, le classement et l’archivage des documents;
- Coordonner et organiser la logistique des diverses réunions, déplacements et/ou hébergements;
- À la demande de la direction générale, assister à des réunions, en faire le compte rendu;
- Effectuer les taches de comptabilité de base (demandes de soumissions, codage des factures, mise au paiement, émission et suivi des facturations, procéder aux dépôts à la banque, gestion de la petite caisse, classement des documents comptables …);
- Veiller au bon fonctionnement de la permanence (gestion des inventaires, fournitures, entretien, fournisseurs etc…);
- Toutes autres tâches connexes au volet administration
Volet Services aux membres
- Assurer la gestion et le suivi des contributions monétaires offertes aux membres (Décorations de vitrines, verdissement…);
- Assurer la gestion et le suivi des certificats d’achats de la Promenade Masson (vente, remboursement, facturation, gestion de la petites caisse des certificats d’achats, tableau de suivi..);
- Effectuer les taches d’impressions, de reliures, de plastifications, d’envois et réceptions de télécopies…;
- Assurer la gestion et le suivi des services payants (Colonnes Morris, plastification, jaquette promotionnelle….), facturations, dépôts…;
- Inscrire et compiler les interventions réalisées pour les membres;
- Gérer et actualiser la base des données des membres (ouvertures, fermetures, changement de gérant, de propriétaire, de coordonnées…), maintenir ces informations à jour avec transmissions régulières aux services de la ville ou autres;
- Gérer et suivre les rabais consentis entre membres, gestion des cartes privilèges
- Observer et signaler tout dysfonctionnement dans l’artère commerciale (déneigement, éclairage, nettoiement….), en assurer le suivi;
- Toutes autres tâches connexes au volet services aux membres;
EXIGENCES ET FORMATIONS
- Détenir un diplôme d’études professionnelles ou diplôme collégial en bureautique ou administration ou secrétariat ou expérience équivalente ;
- Posséder au minimum 2 ans d’expérience pertinente dans un poste similaire ;
- Maîtriser les logiciels de bureautique (Outlook, Word, Excel, PowerPoint);
- Avoir une capacité rédactionnelle et un esprit de synthèse;
- Avoir une excellente maîtrise du français, tant à l’écrit qu’à l’oral;
- Avoir une bonne connaissance de l’anglais.
APTITUDES ET COMPÉTENCES RECHERCHÉES
- Entregent, attitude dynamique et positive ;
- Capacité à faire plusieurs tâches en même temps;
- Sens développé de l’organisation et de la rigueur ;
- Ponctualité, bonne gestion du temps et des priorités, discrétion ;
- Prise d’initiative, autonomie et adaptation au changement
ATOUTS
- Connaissance du fonctionnement des OSBL (Organisme Sans But Lucratif);
- Connaissance des logiciels SurveyMonkey (ou équivalent), MailChimp (ou équivalent), Facebook, WordPress;
- Connaissance du logiciel de comptabilité Acomba.
POUR POSTULER
Pour poser votre candidature, veuillez nous faire parvenir par courriel une lettre présentation accompagnée de votre curriculum vitae à l’adresse suivante: kdjaghri@promenademasson.com.
Nous remercions toutes les personnes qui répondront à cette annonce, toutefois nous ne communiquerons qu’avec les candidat(e)s retenu(e)s pour une entrevue.
